O processo de documentação museológica.

Um museu constitui um espaço privilegiado para a produção e reprodução de conhecimento, tendo a cultura material como instrumento de trabalho. Nesta perspectiva, para além de suas salas e exposições, é preciso conhecê-lo em seus bastidores, questioná-lo em suas ações diárias demandando uma postura ética na construção de sua identidade sociocultural.

Partindo-se do pressuposto de que objetos/documentos são suportes de informação, o grande desafio do museu é preservar o objeto e a possibilidade de informação que eles contém e que o qualifica como documento.

O desenvolvimento articulado dessas ações evidencia que os museus são organismos estreitamente ligados à informação. Os objetos museológicos – veículos de informação -  têm na conservação e na documentação as bases para a sua transformação em fontes de pesquisa científica e de comunicação, e estas, por sua vez, produzem e disseminam novas informações, cumprindo-se o ciclo museológico.

Em seu formato final, o inventário adota modelo único de planilha, cujo preenchimento dos campos obedece a orientações prescritas em manual próprio. Portanto, a cada objeto do acervo deve corresponder uma planilha, contento informações específicas sobre o mesmo, ficando todo o conjunto disponibilizado num banco de dados, segundo a ordem numérica de registro dos bens.

O procedimento primeiro de tratamento da informação sobre um objeto museológico consiste no registro individual do objeto, através d um código próprio, que o identificará de forma permanente dentro do acervo. Entende-se, portanto, como código de registro ou código de inventário, o processo de numeração pelo qual o objeto é incorporado oficialmente ao cervo do museu.

Neste sentido, o objeto incorporado a um museu, ao ser retirado do contexto original e transferido para um local de domínio público especialmente preparado para a sua guarda e exibição, perde seu valor de uso / função e assume o papel de bem museal, cuja preciosidade é balizada por sua carga documental e simbólica, que o distingue da condição anterior.

Assim, a produção de conhecimento dentro de um museu demanda uma rotina de pesquisa interdisciplinar, associada a discussões teóricas, além de uma constante interlocução com outras áreas que operam, de algum modo, com a questão do documento/bem cultural. Esses são os fundamentos básicos para a aplicação de um sistema de documentação museológica que atenda às demandas contemporâneas de socialização de informações e de construção contínua de memórias e identidades.